2010年07月31日

会議を活かす  (1)

最近、次のことを感じたことがありませんか?


1)コミュニケーションがとれない

2)上から降りてくるものしか実行できない

3)こなすだけで精一杯

4)考えない人が多すぎる

5)チームとして機能していない


これらの問題は、今、多くの組織が抱えている課題でもある。
私たちのコミュニケーション能力の進歩は、科学技術の進歩にはるかに及んでいない。
(ひょっとすると、科学技術の進歩が人間同士のコミュニケーション能力を低下させている原因のひとつになっている
のかもしれない。)

前例主義や、さしたる根拠もなしに上で決まったことがまかり通る場合も少なくない。
ピラミッド型の組織に代わるチーム型の組織形態が、時と場合によっては求められているといっても、それをどのように
機能させていいのか分からない。
これらの諸問題を解決・改善する機会のひとつに「会議」が位置づけられる。

私も、会議に追われていたときがあった。会議の数が多く、時間も長くなる傾向にあった。

私たちは効果的かつ効率的な会議の運営方法をどこかで学んだことがあるだのだろうか?

会議は、一般的に「議会」モデルといわれる方法を参考にしている。
つまり、一人の議長が会議の運営を任され、書記が公式の記録を取り、その他のメンバーも全員、各自でメモを取る。
発言する人の数も、出席者数もほぼ決まっている。
したがって、多くの出席者は、「参加者」としてよりも「聴衆」ないし「観客」として会議の場に存在している。
結局、会議は時間の無駄、ということになる。


では、成功する会議はどんな会議だろう?

1)会議の5Wを押さえて、しっかり準備する

2)出席者がねらいと討議すべき内容を共通認識する

3)出席者が進め方についてもしっかりと合意する

4)安心して、誰もが発言できる雰囲気をつくる

5)会議の進行役を含めて、出席者各自の役割を明確にする

6)出席者は、発表するときのコツを把握する

7)進行役は、さまざまな会議の運営方法を身につけている

8)出席者が積極的に参加・発言する

9)合意事項の終了イコール次のステップの始まりということを自覚する

10)会議で必要なスキルをたえず磨いている


どうだろう?



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